Paušalizace cestovních náhrad
Cílem paušalizace je usnadnění administrativních úkonů při
vyplácení cestovních náhrad zaměstnancům, kteří jsou vysílání na
pracovní cesty s určitou pravidelností (místem, délkou, dopravním
prostředkem aj.).
Tato varianta je ukotvena v zákoníku práce, konkrétně v §
182 zákona č. 262/2006 Sb. Týká se jak tuzemských, tak
i zahraničních pracovních cest. Paušalizací se rozumí to, že
jsou poskytovány průměrné měsíční nebo denní částky
jako cestovní náhrady. Tuto variantu může zaměstnavatel použít bez
souhlasu zaměstnanců, ale musí dodržet určité podmínky pro stanovení
průměrných částek.
Paušální částku lze stanovit:
- ze skutečně vyplacených cestovních náhrad pro obdobné cesty za určité období,
- z očekávaných průměrných výdajů zaměstnance nebo skupiny zaměstnanců (jaká se očekává změna v dalším období),
- z průměrných podmínek rozhodných pro poskytování cestovních náhrad.
Paušální částka musí být stanovena písemnou formou (vnitřním předpisem, dohodou aj.), dále musí být zřejmé, koho nebo jakých zaměstnanců se tato částka týká a také při jaké pracovní cestě (místo, jaký dopravní prostředek, délka). Současně se při určení paušální částky určí také způsob krácení za dobu, kdy zaměstnanec práci nevykonává (dovolená, nemoc..).
Veškeré podklady, které jsou použity pro stanovení paušální částky
je potřeba důkladně uložit a mít je k dispozici k nahlédnutí pro
případné kontrolní orgány.
Poslední důležitá informace je, že pokud se na zaměstnance nevztahuje
paušální částka, pak mu náleží cestovní náhrady dle
zákoníku práce.
Pro lepší pochopení uvedeme příklad:
Zaměstnanec na pozici instalatéra využívá své soukromé auto k pravidelným pracovním cestám za klienty.
Zaměstnavatel stanoví měsíční paušál na základě skutečně
vyúčtovaných a vyplacených cestovních náhrad za předcházející období
(např. 3 měsíce, 6 měsíc). Vypočte průměrnou náhradu a tu uvede do
písemného rozhodnutí o paušalizaci náhrad. V tomto dokumentu také uvede
i příslušné krácení paušálu za dny, kdy zaměstnanec nebude
v práci.
Tento příjem pro zaměstnance nebude předmět daně z příjmů,
nebude z něj odváděno zdravotní ani sociální pojištění a
navíc si zaměstnavatel může uplatnit celou výši jako daňově
uznatelný náklad.
Paušalizace náhrad za opotřebení vlastního zařízení
Zaměstnavatel může poskytnout zaměstnanci paušální částku za
opotřebení vlastního majetku, který využívá pro práci. Například při
práci z domova zaměstnanec využívá vlastní počítač, doma
opotřebovává tiskárnu, telefon, musí si zakoupit nové vybavení a
další..
Paušální částku je opět možné stanovit na základě podložených
dokladů, které bude kontrolní orgán vyžadovat při případné
kontrole.
Uvedeme příklad:
Zaměstnanec pracuje na home office 3 dny v týdnu. Se zaměstnavatelem se dohodne, že mu bude vyplácena paušální náhrada za opotřebované vybavení takto:
- za využití notebooku a tiskárna bude náhrada 100 Kč / den
- za využití nábytku v pracovně náhrada 50 Kč / den
- za využívání soukromého telefonu 30 Kč / den
Celková částka bude činit 180 Kč / den. Měsíční paušální
náhrada bude tedy 180 Kč * 3 dny v týdnu * 4 týdny v měsíci =
2.160 Kč / měsíc
Tento příjem pro zaměstnance nebude předmět daně z příjmů,
nebude z něj odváděno zdravotní ani sociální pojištění a
navíc si zaměstnavatel může uplatnit celou výši jako daňově
uznatelný náklad.
Stravenkový paušál
Jedná se o další variantu paušálu, který má mnoho výhod, ale především ulehčuje administrativní práci se stravenkami. O tom jsme psali podrobný článek, který doporučujeme přečíst ZDE.